중요하지만 긴급하지 않은 작업에 대한 시간 찾기 [닫기]

좋아, 이것은 기술이 아닌 질문이지만, 특히 소규모 상점의 많은 시스템 관리자와 관련이 있다고 생각합니다.

프로젝트와 관련이없는 많은 작업이 있거나 조직에 가시적 인 가치를 부여하지는 않지만 일상적인 작업이 중요합니다. 네트워크 또는 프로세스 문서화, 새로운 도구 / 기술 / 프로세스 연구, 부하 직원 개발, 서류 제출과 같은 것을 생각하고 있습니다.

이것들은 모두 중요하지만 Gantt 차트에 표시되지 않거나 건너 뛰면 보스가 직접 소리 지르기 때문에 다른 사람을 무시할 수 있습니다.

이것들을 어떻게 커버하는지 어떻게 확인합니까?

나는 "새 기술 연구"와 같은 것들에 대해 달력에서 되풀이 약속을 예약하면서 내 작업 관리 시스템에 추가하려고했습니다. 그러나 이것들은 이번 주 등을 무시하거나 교차하는 것이 쉬운 경향이 있습니다.

추신 : 저는 캘린더 관리 태그가 마음에 듭니다 . 관리자 도구의 사람들이 말하듯이, 캘린더를 관리 할 수는 있지만 시간은 일정합니다. 더 많거나 적게 생성하거나 패스 속도 / 느린 속도를 변경하도록 관리 할 수는 없습니다.

이것은 주관적이기 때문에 가장 도움이되는 것들을 던져 버릴 것이라고 생각했습니다. `시간 관리에서 더 잘하는 법! '에서 인용 한`em'은 모두 다른 곳에서 찾을 수있다. 기사 등 그들은 단지 어떤 도움이있어 나 . 그들은 반드시 당신을 도울 수 없습니다.

즉, 마일리지가 다를 수 있습니다.

또한, 그들이 당면한 질문에 직접적이고 간결한 대답은 아니지만, 사용하면 시간 관리를 개선하는 데 전반적으로 기여한다고 믿습니다. 시간 관리를 통해 시간을 자유롭게하는 데 직접적인 효과가 있습니다. 그 중요하지만 긴급하지 않은 작업.

1.) 모두가 당신의 일을하도록 훈련 시키십시오. 의미; 5 명으로 구성된 팀에 MS Exchange를 아는 사람, LAN, 라우팅 등을 아는 사람, AD 및 핵심 MS 관리를 아는 사람, Linux / Unix를 아는 사람이 있습니다. LAN / 라우터 친구 다시 .. 당신의 지식을 확산. AD 소녀는 스패닝 트리 프로토콜의 작동 방식을 알고 싶을 수도 있습니다. 아마도 교환 원은 자신의 패킷이 "a"에서 "b"로 "c"로 어떻게 돌아가는지 알고 싶어 할 것입니다. 그들과 함께 좋은 기본 지식을 훈련 시키십시오. 이렇게함으로써 침수 상태 일 때 도움을 청하기가 더 쉬워 질 것입니다. ' t 문서와 같이 작지만 중요한 작업을 수행 할 시간을 찾는 것 같고 장비가 상사에게 필요로하는 프로젝션 목록을 상사에게 새로 고칩니다. 어제. 동료들에게 훌륭한 직업 교육을 실시했다면 스위치 포트 레이블을 재 지정하거나 장치에서 SNMP를 확인하고 모니터링 시스템에 모두 연결되어 있는지에 대한 도움을 요청할 수 있습니다.

다시 말하지만, 그들의 직업 중 일부를 똑같이 배우고 타당한 이유가 있습니다. 그것은 그들이 어디에서 왔는지 이해하고 그들에게 또한 당신이 즐기는 위도를 제공하는 데 도움이 될 것입니다.

2.) 자신의 이메일 일정을 설정하고 이메일 검사를 하루 중 특정 시간으로 제한하십시오. 트래픽이 많고 사용량이 많은 이메일 환경에서 작업하는 경우 4 가지 정도라고 말하십시오. 귀하에게 직접적으로 적용되는 것과 즉각적인주의가 필요한 것에 중점을 둡니다. "현재 이메일 확인"일정을 선택하십시오.

3.) 작업을 짧은 시간 단위로 나누어서 수행합니다. 즉, 멀티 태스킹이지만 단일 작업에서 너무 열심히 일하지 않고 빨려 들어가거나 태워 버립니다. 20-30 분 정도 작업 한 다음 다른 것으로 이동하십시오. 성공적인 멀티 태스킹을 위해서는 관심을 끄는 것이 중요합니다. WSUS 문제 해결에 매료되어 하나의 어려운 16 진법 오류 코드를 추적하는 데 몇 시간을 소비하는 것은 너무 쉬운 일입니다.

4.) 가끔씩 휴식을 취하십시오. 실제로 일어나서 걸어 다닙니다. 혈액이 흐르도록하십시오. 물 좀 가져와 머리를 비우고 (직접 초점을 맞춘 것) 다른 것에 대해 생각하십시오. 이것이 얼마나 상쾌한 지, 그리고 다음 과제에 집중하는 데 얼마나 빠르고 신속하게 도움이되는지 놀랄 것입니다.

5.) 프로젝트 관리를위한 인터넷 리소스를 확인하십시오. 일반적으로 일반적인 시간 관리 기술과 함께 귀하의 질문을 직접 처리하는 유용한 팁과 요령이 있습니다. 당신은 놀랄 것입니다.

6.) 이것은 이상하게 들릴 것이지만 게으른 일을한다. 자동화, 자동화 및 자동화 방법을 배웁니다. 반복해서 작업을 반복하면서 시간을 낭비하지 마십시오. 가능하면 스크립트를 사용하여 작성하는 방법을 배웁니다. 이 말을하는 올바른 방법은 "더 똑똑하지 않고 더 똑똑하게 일하는 것"이라고 생각합니다.

7.) 일별, 주별 및 월별로 나누어 진 간단한 할 일 목록을 사용하십시오. "중요", "중요하지 않음"및 "장기"와 유사한 방식으로 작업의 우선 순위를 정하십시오. 목록에 붙입니다. 그것을 최신 상태로 유지하십시오. 매일 아침 가장 먼저하고 떠나기 전에 마지막으로 업데이트하십시오. 이것은 생각의 연속성 등을 궁금해합니다.

8.) 회의가 많은 조직에서 일하면서 매주 톤이 무의미한 회의에 많은 시간을 들인다면이 철학을 사용하십시오. 회의에 초대 된 경우 회의가 귀하에게 직접 적용됩니까, 아니면 주요 이해 관계자입니까? 그렇지 않다면 어떻게 시간을 더 잘 보낼 수 있는지 고려하십시오. 특히 회의록에 대한 이메일 요약을받은 경우. 일반적으로 회의 초대 (이메일로)에는 '수락, 미정, 거절'옵션이 있습니다. 두려워하지 말고 사용할 수 있습니다.

회의에 참석할 때 명확한 아젠다 나 첫 5 분 동안 표시된 아젠다가 없으면 즉시 회의를 나가십시오. 나가. 10 점 중 9 번은 1 시간 정도 울리게됩니다. 그것은 목록이없는 식료품 팀에 사람들 팀을 보내는 것과 같습니다. 그들이 나오는 것은 음식의 호지 포지 믹스 일 것입니다. 그 회의에서 무엇을 나눌 것인지와 매우 흡사합니다.

어쨌든 인터넷에서 PM 참조를 확인하십시오. 그들은 그만한 가치가 있습니다.

HTH ..

완료하기 전체 시스템을 구현하지 않은 경우에도 유용한 책은 매우 유용합니다. GTD는 매우 긴 헌신이며 압도하지 마십시오.

다음은 GTD에 대한 간단한 소개입니다.

그러나 완벽한 시스템은 없습니다. 조직 시스템이 모든 자유 시간을 인계하면 조직하려는 이유를 잊어 버리기가 매우 쉽습니다.

지도는 영토가 아닙니다.

도메인 별 서적에 대한 자세한 내용 은 Limoncelli의 시스템 관리자 를 위한 시간 관리를 참조하십시오 . 좀 더 통찰력있는 팁을 제공 할 것입니다.

개인적으로 todo.sh 도 사용 합니다 . 다음은 훌륭한 할 일 bash 스크립트입니다. 또한 단위 테스트를 거쳐 개정 관리중인 유일한 bash 스크립트입니다.

이러한 작업을 처리하는 가장 좋은 방법은 예약 시스템을 마련하는 것입니다. 따라서 A) 발생하는 일상적인 문제에 모든 시간을 소비하지 않고 B) 시간을 예약합니다. 처리해야 할 문서 및 기타 백 오피스 문제

그런 관점에서 David Allen의 GTD ( Getting Things Done )를 적극 권장 합니다. 그의 TODO 목록을 관리하는 그의 시스템은 관리자와 관리자의 작업 방식에 잘 맞습니다. 나는 그것을 3 년 동안 사용해 왔으며, 시간은 훨씬 더 생산적이며, 처리해야 할 작은 문제들 모두를 다루지 않는 것처럼 느껴지지 않습니다.

이것이 정보 광고처럼 느껴지면 유감이지만 그의 책은 정말 도움이됩니다.

"한 번만 처리"기술이 마음에 듭니다. 가능할 때마다 가능한 빨리 할 일 목록에서 항목을 제거하십시오.

• 받은 편지함에 HR 양식이 있으면 즉시 작성하여 다시 보내십시오.
• 회사에서 작업 표를 작성하면 일단 시작하면 작업이 끝날 때까지 멈추지 않습니다.
• 문서화 프로세스의 경우, 다음에 약간 느리고 프로세스를 수행 할 때 진행중인 프로세스를 입력하십시오 (또는 필요한 경우 문서를 업데이트하십시오).

다른 문서 작업의 경우 작업에 약간의 시간이 더 걸리더라도 작업 습관을 들여야합니다. 당신이 스위치 / 패치 패널 연결 스프레드 시트가있는 경우 예를 들어, 당신은 있다 , 그렇지 않으면 당신이 일을 정렬 나중에 더 많은 시간을 보낼 것입니다, 당신은 변화를 만들 때마다 업데이트 할 수있는 시간이 걸릴. 마찬가지로, 우리는 많은 벨크로 테이프로 패치 패널을 매우 깔끔하게 유지하며 패치 연결을 변경할 때 모든 벨크로를 다시 실행하는 데 시간이 조금 더 걸리지 만 모든 것이 어디에 있는지 볼 수 있기 때문에 그만한 가치가 있습니다.

"Research New Technologies"를보다 구체적인 아이템으로 대체하는 것은 어떻습니까?

SELinux를 조사하는 데 15 분 (또는 30 분)을 소비하고 다음 중 하나에 답하십시오.

• 어떻게 설치합니까?
• 내 환경에 가장 적합한 운영 모드는 무엇이며 어떻게 구성합니까?
• 로그 항목을 어떻게 해석합니까?
• 규칙은 어떻게 만듭니 까?

"네트워크 문서화"등에 대해서도 유사합니다.

나는 이런 종류의 물건을 모니 커로 "개인 조직"을 좋아합니다.

여기에는 두 가지가 있습니다. 첫 번째는 시스템을 설치하고이를 따라갈 수있는 훈련을받는 것입니다. 많은 시스템이 있습니다.. GTD는 많은 압박을받습니다. 개인적으로 저는 Franklin과 GTD의 하이브리드를 사용합니다. 해야 할 일을 포착하고 우선 순위를 정하고 쉽게 예약 할 수있는 프레임 워크를 갖추십시오. 나는 이것이 당신이 고장난 곳이라고 생각합니다 .. 당신이 언급했듯이, 당신은 일정을 잡은 다음 밖으로 나갑니다.

두 번째는 것을 그 프레임 워크 내에서 방법 것입니다 쿼드런트 2 {물건 중요하지만 긴급하지가 } 실제로 약간의 관심을 얻을 수 있습니다. 사분면 2는 조직 (및 개인적으로)에게 실질적이고 지속적인 가치를 제공하는 장소이며 일반적으로 거의주의를 기울이지 않습니다.

"나"업무라고 생각하지 않고 시작할 수 있습니다. 조직에 중요하지 않은 경우 회사 시간에하지 않아야합니다. 만약 그렇다면, 어떻게 든 믹스로 접어야합니다. 그들이 정말로 당신에 관한 것이라면 .. 당신의 시간에 같은 원칙을 적용하십시오.

내가 찾은 가장 좋은 방법은 이러한 것들을 다른 프로젝트 로 취급하는 것 입니다. 훌륭한 개인 조직 시스템에는 프로젝트의 작업을 캡처하고 포함하는 프로세스가 있습니다. 무정형 이상 (예 : 문서 서버 구성)을 가져 와서 가장 작은 작업 (빈 문서 작성, 문서 네트워크 구성, 문서 공유 등)으로 분류하십시오. 그런 다음 일 / 주 계획 이러한 작업의 일부를 포함하고 방법을 찾아 매주 수행 그 작은 조각을 얻을. 내가 말한 것을 참고 각 주되지 매주. 그것은 일종의 회복과 같습니다 .. 오늘은 모든 것이 중요합니다. 오늘 시스템을 작동 시키며 내일은 내일을 걱정합니다.

이것은 당신을 끝까지 가져갈 수는 없지만 시작입니다. 결국, 이것은 시스템을 유지하기 위해 비교적 작은 규율입니다. 그러나 그것은 당신이 "일을 끝내는 것"에서 "일을 더 잘하는 것"으로 바꾸는 부분입니다.

편집-원저자의 의견에 답변합니다.

이 토론은 "조직적 가치가 낮은"항목에 대한 것이 아닙니다 . 별도의 조치가 없으면 중요하지 않은 작업에 시간을 낭비해서는 안됩니다. 이 딜레마 (내 대답은)입니다 작업에 관한 HIGH 조직의 가치,하지만 시간에 민감한.

의견에 대한 생각을 떠 올린 또 하나의 추가 전략. 사실상 거의 모든 Quadrant 3 (긴급 성, 낮은 중요도) 작업을 편리하게 무시하거나 연기 할 수 있음을 알게되었습니다. 트릭은 어떤 긴급한 항목이 중요하고 중요하지 않은 항목을 아는 것입니다.

타트와 싸우는 것이 매우 중요하다고 생각합니다.

네 개의 필드로 나누어 진 원을 그리십시오.

1. VI-LU 매우 중요하지 않은 덜 긴급한
2. VI-VU 매우 중요한 매우 긴급한
3. LI-VU 덜 중요하고 덜 긴급한
4. LI-LU 덜 중요하지 않은 덜 긴급한

그럼 당신은 좋은 방법으로 세그먼트 작업을 할 수 있고, 시간이 지났을 때 더 나은 그림을 위해 교차 작업을 할 수 있습니다. 언젠가 두 개의 VI LU 태스크에 대해 스스로에게 말한 적이 있습니다. 하나의 LI-LU를 선택할 수 있습니다.

일반적으로 그들은 내 목록에서 1 위는 투자자, 소유자 및 큰 결정을 내리지 만 서둘러하지 않는 사람들에게 전달되어야한다고 말했습니다.

두 번째 단계는 작업이 Fireplug 인 최고 관리자를위한 것입니다.

3 위와 4 위는 고용주의 낮은 등급을위한 것입니다

나는 "나의 시간"에 새로운 기술을 배우게되고, "계속 교육"과 나의 경력에 ​​좋은 것으로 생각합니다.

이러한 작업을 수행 한 작업의 일부로 수행하십시오.

새로운 소프트웨어를 설치 했습니까? 설치 계획의 일부로 문서화를 포함하십시오.

직원 개발-이것은 하나 또는 두 개의 특정 교육 항목을 제외하고 모든 새로운 작업에서 지속적으로 진행될 수 있으며, 이는 중요 하므로 필요한 시간을 부여받을 가치가 있습니다.

해야 할 서류? 서류 작업을 생성 한 작업 계획의 일부로 포함하십시오.

매일 일정량의 관리 시간을 차단하십시오. 백 로그를 개발하지 않으면이를 쉽게 관리 할 수 ​​있습니다.

연구 할 시간이 없습니까? 이것은 또한 사소한 추가가 아니라 작업의 중요한 부분입니다. 시간이 없다면 자원이 부족하거나 불을 피하기 위해 이런 물건에서 끊임없이 끌려 가면 또 다른 문제가 있습니다 .

아마 당신이 듣고 싶은 대답은 아니지만 나는 나이가 들수록 그런 종류의 일에 더 많은 시간을 할애한다는 것을 알았습니다.

당신이 항상 사람들로부터 쓰레기를 가져가는 것이 행복하다는 것을 보여 주면 그들은 계속 그렇게 할 것입니다.

그리고 네, 우리가 같은 나이라는 것을 압니다 :(