이메일 보관 인 개입 및 교육-(교환 환경)

내 경력을 통해 전자 메일을 보관하는 사람들이 꽤 많았습니다.

사용자가 이전에 100MB의 할당량과 기본 Cyrus IMAP / Postfix 솔루션을 보유한 100 명의 사용자 환경을 관리하고 있습니다. 이로 인해 로컬에 저장된 많은 메일과 PC 오류로 인한 데이터 보존 및 메일 손실과 관련된 문제가 발생했습니다.

MailArchiva를 사용 하여 Exchange 2010으로 즉시 이동했습니다.(검색 / 아카이브 용)이 설정에서 거의 1 년 동안 흥얼 거리고 있습니다. 모든 인바운드 및 아웃은 컴플라이언스 목적으로 보관 및 보관됩니다. 처음에는 사용자 당 3GB 사서함 제한을 설정했습니다. 소수의 사용자는 작업 이메일 세트를위한 추가 공간이 필요했고이를 정당화 할 수 있었기 때문에 몇 가지 예외를 만들었습니다. 그러나받은 편지함이 현재 22,000 개의 항목 중 14,000 개를 읽지 않은 특히 나쁜 (그러나 중요한) 사용자가 있습니다. 아마도 메시지 수가 아니라 전자 메일의 특성 일 수 있습니다. 많은 보고서, 진술 및 큰 PDF 첨부 파일. 이것은 또한 Blackberry 사용자이므로 제목에 따라 선택적으로 메일을 읽는 것으로 보입니다. 사용자가 처음으로 3GB 제한에 도달했으며 사서함을 정리하지 않습니다. 3,000 개의 삭제 된 항목을 처리하여 메일 흐름을 유지했습니다. 그러나 이메일을 구성하는 방법에 대해 사용자를 교육하는 방법에 대한 손실이 있습니다. 엄격한 정책을 세우고 어려운 일을하거나 사용자와 함께 앉아 메일을 분류하고 정리할 수 있습니다. 어느 쪽이든, 교육을 돕는 방법의 실제 문제는 다루지 않습니다.

여기에 이런 종류의 상황을 처리하는 방법에 대한 팁이 있습니까? 몇 가지 지침을 원합니다. 회사에서 정책을 사용하는 경우 사람들이 통제 할 수있는 정책 유형은 무엇입니까?

사람들이 메일을 다르게 사용한다는 것을 알지만 특정 방식으로 메일을 보내야하는 것은 어려운 일입니다. 나는 가장 좋은 예는 아니지만, 무엇을 유지하고 무엇을 삭제해야하는지 알고 있습니다.

업데이트 -첫 번째 전투는 끝났습니다. 합리적인 정리를 통해 사용자를 Exchange 사서함 제한 이하로 유지할 수있었습니다. 그러나 사용자 컴퓨터를 다시 빌드하고 6,500 개가 넘는 하위 폴더가있는 17GB 로컬 PST 파일을 발견했습니다! 사용자가 메시지를 여러 하위 폴더로 복사 (이동하지 않음)하고있었습니다. 때로는 단일 메시지가 여러 폴더로 복사 / 파일링되는 경우가 있습니다. 밑줄 (_)과 접두사 (az)는 파일 내 폴더의 표시 순서를 제어하는 ​​데 사용되었습니다!또한 사용자는 아웃 바운드 전자 메일을 통해 자신의 CC를 사용하여 나중에받은 편지함 레코드를 로컬 PST의 하위 폴더 중 하나에 보관할 수있었습니다. 이것은 기술의 절대적인 오용이며 회사 데이터를 구성하는 무서운 방법입니다. 지금은 회사의 책임이므로 상황을 해결하기 위해 소유자에게 넘겨줍니다.

이것은 순수한 관리 문제 일 수 있지만 제 경험상 이러한 종류의 결정은 sysadmin 직원에게 너무 자주 정당화하고 집행해야합니다. 이 때문에 설득 할 수있는 시스템 관리자로서 내 직업입니다 관리를 여기에 문제가 있음을 그리고 심각하고 유용 할 수 있습니다 멋 부리다 관리 메커니즘을해야합니다.

저의 오래된 고용주 중 한 명이 GroupWise 시스템을 가지고 있었는데, 그 당시에는 할당량 메커니즘이 없었습니다 (이전에는 GW가 얼마 동안 그것을 가지고있었습니다). 그래서 우리는 동료 압력 방법에 의지했습니다. 매월 우리는 각 부서에서 $ X 가장 큰 우편함 보고서를 인쇄하여 사무실 관리자에게 보냅니다. 두 달 안에 가장 큰 우편함의 상위 5 개 목록은 평균 크기가 훨씬 작았습니다.

관리가이 문제에주의를 기울 이도록 설득하는데 유용한 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

메일 저장 비용 정의

"하지만 Google은"푸시 백을받는 경우 메일 비용을 보여주는 스프레드 시트를 작성하십시오. 관리자는 비용을 이해합니다. 귀하 또는 귀하가 물건을 구매하는 사람들은 서버 하드웨어, 소프트웨어, AV 소프트웨어 및 기타 관련 비용을 부담합니다. 여기에서 메일 저장을 위해 MB 당 달러 번호를 지정할 수 있습니다. 이를 통해 3GB 사서함과 200MB 사서함에 대해 상당한 가치를 제공 할 수 있습니다.

그건 그렇고, 당신이 학교에서 다시 대수를 배운 이유입니다.

이것은 세 가지 방법 중 하나로 갈 수 있습니다.

1. 메일 저장 비용이 증가합니다. 그들은 숫자를보고, 투자가 부족하다는 것을 깨달았고, 돈을 던져서 당신이 어디로 가야하는지에 도달했습니다.
2. 그들은이 비용을보다 잘 통제하기 위해 메일 증가에 대한 압력을 낮추는 데 동의합니다.
3. 그들은 % * &! @라고 말합니다! 구름에!

메일 시스템 업그레이드 비용 생성

위의 내용이 미친 스프레드 시트 기술을 능가하는 경우 스토리지 소비 곡선을 앞서 기위한 업그레이드 계획을 세우는 것이 대화를 시작하는 좋은 방법입니다. 업그레이드를 위해 bigbigmoney를 볼 때 이유를 묻습니다. 그리고 당신은 그들에게 말할 것입니다. 그들이이 비용을 피할 수있는 방법을 물을 때 큰 메일 사용자에게 압력을 가하는 것을 언급하십시오.

간단한 스토리지 구매를 정당화하기 위해 위의 두 가지를 모두 수행했습니다. 동일한 기술이 이메일에 적용되며, 스토리지 / 백업 인프라 위에 전체 애플리케이션 스택이 있습니다. 단위당 달러 (또는 화폐)는 비용과 방종의 위험을 강조하는 훌륭한 방법입니다. 때로는 전략적으로 중대한 변화를 일으킬 수 있습니다 ( 클라우드 참조 ). 때로는 느슨한 자원을 앗아 갈 수 있습니다.

정치적으로 말해서, 이메일 소비에 대한 하향 압력을 제공하는 방법에 대한 몇 가지 제안을 제공하는 것이 좋습니다. 그러나 그게 전부입니다. 경영진에게 실제로 구현하거나 다른 관리자가 그렇게하도록 설득 해야하는 제안입니다.

우리의 솔루션은 고통스러운 구덩이였습니다. 파트너 단체 (k12 교육) 중 하나가 소송에서 발견 요청 (FOIA)에 의해 타격을 받았습니다. 많은 양의 이메일을 분류하고 비밀 비트를 수정하는 비용은 요청과 일치 할 수있는 이메일이 얼마나 많이 저장 되었는가에 따라 (~ $ 100k) 막대했습니다. 우리 변호사들이 제안했으며, 교육감은 엄격한 보존 정책을 시행하여 향후 요청 비용을 제한 할 수 있습니다.

기본적으로 모든 메일은 45 일 후에 제거됩니다. 법적인 이유로 저장해야하는 것은 관리되는 폴더 로 이동해야 합니다 . 다양한 보존 정책이 적용된 몇 가지 관리되는 폴더가 있습니다.

어쨌든, 요점은 이것이 스토리지에 대해 IT가 불평하는 것이 아니라 비즈니스 결정이어야한다는 것입니다. 실제 비용을 명확하게하기 위해 최선을 다하고 사서함이 큰 잠재적 비용을 지적하십시오. 그런 다음 임원은 비용을 기준으로 결정을 내립니다.

임의의 할당량은 사용자에게 적합하지 않습니다.

나는 그것이 당신의 문제가 아니라고 생각합니다. 내 생각에는 관리자의 문제입니다. 나는 당신 이 어려운 일 이라고 생각하지 않지만 누군가가 필요로하는 것처럼 들립니다.

사용자의 전자 메일 저장 공간으로 인해 회사 비용이 발생합니다. 사용자는 사무실에 쓰레기를 버릴 수 없습니다. 왜 이메일 서버에 쓰레기를 쌓아야합니까?

IT는 성능 및 백업 문제로 인해 데이터 스토리지에 제한을 설정해야합니다. 이것은 실제적이고 육체적이며 실질적인 문제입니다. IT 보안, 재해 복구, 전자 메일 보존, 허용 가능한 사용 등에 대한 회사 정책이 이러한 종류의 우려를 "치아"로 바라고 있습니다.

사용자에게 "도움이되는"것이 있다면, 최소한 수신 된 날짜를 기준으로 들어오는 메시지를 "2010", "2011", "2012"등의 폴더에 파일로 보관하기 위해 Outlook 규칙을 설정하는 것이 좋습니다. 그런 다음 사용자 (또는 귀하)는 한 번에 1 년마다 오래된 이메일을 정리할 수 있습니다. 또한받은 편지함 폴더를 작게 유지합니다.

나는 거의 모든 "IT life"의 계약자 였기 때문에 이런 식으로 정치적 싸움을 벌일 필요는 없었습니다. 만약 "C-level"사용자 (또는 소기업에서 이와 같은 문제가있는 소규모 사업체)를 가지고 있다면 아마도 싸움보다는 오히려 교묘하게 될 것입니다. 나는 적어도 비즈니스 사례를 만들려고 노력했지만 결국 포기할 수도 있고, 그 보관이 운영상의 어려움을 겪는다면 "CYA"목적으로 서면으로 비즈니스 사례를 분명히 원할 것입니다.

우리는 동일한 문제를 겪고 있으며 현재 통제하고 있지만 다시 올 것이라고 확신합니다.

우선, 문제가되는 메시지의 수는 거의 없습니다. 귀하의 경우에는 22,000 개가 아니고, 사서함이 200,000 개가 넘는 메시지로 실행됩니다. 첨부 파일은 & ^ % $ #입니다.

첨부 파일은 파일을 저장하는 끔찍한 방법이라고 생각하지만 많은 메타 데이터를 보존하기 때문에 많은 사람들이 좋아합니다. 보내거나받은 날짜와 파일을 보낸 사람과 보낸 사람). 또한 사람들은 게으르다-첨부 파일을 저장하고 삭제하는 데 시간이 걸립니다.

우리의 경우 교육이 핵심이었습니다. 우리는 더 많은 할당량을 필요로하는 사람들이 숨겨진 비용 (백업 시간 및 저장 요구, 복구 시간, 법적인 문제가있는 경우의 악몽 등)을 이해하도록했습니다.

그런 다음 가장 큰 문제는 첨부 파일이라는 것을 확인했습니다. (이것은 너무 많은 전자 메일을 온라인에 보관 한 이유입니다. 첨부 파일을 엄격하게 제거했기 때문에 내 편지함을 가리켜 "메일의 20 배가되었습니다." 당신은 내 우편함 크기가 1/4보다 작습니다. ") 첨부 파일을 처리하는 데 도움이되는 몇 가지 도구를 제공했습니다.

우리가 사용한 도구는 주로 더 많은 교육을 받았습니다. 예를 들어 크기별로 메시지를 정렬하는 방법, 첨부 파일을 저장하는 방법, 여러 첨부 파일을 한 번에 저장하는 방법, "메타 데이터"를 원하는 경우 파일에 전자 메일을 저장하는 방법 첨부 파일을 삭제하고 (삭제 후 변경 사항을 저장해야 함) 디렉토리 구조 설정 등에 도움이됩니다.

정확히 두 가지 경우 (그리고 그 중 하나는 저였습니다), 우리는 타사 도구를 사용하여 도움을 얻을 수있었습니다. 메시지 및 / 또는 파일을 저장하는 도구가 많이 있습니다. 우리는 EZDetach 및 MessageSave를 사용 하지만 괜찮지 만 많은 사람들에게 충분하지 않습니다 (공평하게, 내가 본 제품은 없습니다) 이 기능은 일반 사용자에게는 충분히 쉬웠습니다). 한 사용자에게는 소프트웨어 사용 방법을 배우고 한 달에 한 번 실행하여 모든 첨부 파일을 한 번에 추출하여 삭제한다는 아이디어가 마음에 들었습니다. 우리 모두는 그것을 사용하려고했지만 너무 복잡해서 기본적인 Outlook 교육을 고수했습니다.

우리의 경우, 대통령은 큰 사용자 중 하나 였고 고위 관리자는 EZDetach를 좋아했던 사람이었습니다. 그들은 사람들에게 "아무도 더 많은 이메일 할당량을 얻지 못한다"고 말할 수있는 충분한 추진력을 제공했습니다.

직원이 알고있는 공식 정책이있는 것 같습니다. 특수한 경우 면제에 대한 정당한 이유없이 3GB의 저장 용량 제한이 있습니다. "메일을 읽지 않습니다"는 유효한 이유가 아닙니다.
사용자 관리자는 사용자가 회사 전체 IT 정책 준수를 거부하고 있다는 사실을 통보 받아야하며 정책이 왜 합리적인지 C- 레벨 사무소에 비즈니스 사례를 제출할 준비가되어 있어야합니다. (오늘날 모두가 Gmail 계정을 가지고있는 경우 실제 조정자는 비용이 발생합니다).
이 사람이 실제로 추가 공간이 필요한 경우 할당량 충돌에 대한 서면 근거를 제공 할 수 있어야합니다.

그 외에도, 3GB 임계 값에 가까운 사용자와 관리자에게 사용자가 축소하지 않으면 메일 수신을 중지한다는 사실을 자세히 설명하는 CYA 메모 (서류에 사본을 보관)를 보내야합니다. 활용도를 높이거나 더 많은 공간이 필요한 유효한 이유를 제출하십시오. 이미 다른 메일 반송이되고, 그래서 작업을 수행 (정리 또는 할당량 증가를 구걸)하는 책임이되는 서면 통지 후이 시점에서,이 사람을 돕기 위해 한 번 방법을 나갔다 자신의 잘못.
이 사람의 메일이 수신 거부되기 때문에 배설물이 팬을 때릴 때 얼굴이 가득 차는 것을 피하기 위해 할 수있는 모든 것을하고 싶습니다.

아시다시피, 이것은 기술적 인 문제가 아니라 관리상의 문제입니다.

이 사용자의 관리자와 대화하겠습니다. 상황을 설명하십시오. 디스크 공간은 유한 한 자원이라고 설명하십시오. 직원은이 직원과 대화해야하며 이메일 관리, 보관 및 삭제에 더 많은 시간을 할애해야한다고 설명해야합니다. 관리자가 그렇게하지 않으려는 경우 [여기에 큰 C- 레벨 exec 삽입]으로 이동하여 직원이 중요한 이유를 설명하여 다른 사람들처럼 자신의 메일을 관리하지 않아도되는지 설명하십시오. [C-level exec]는이 사용자의 요구를 지원하기 위해 추가 디스크 및 백업 공간 구매를 승인해야합니다.

메일을 정리할 수없는 사람들은 메일을 검색하지 않습니다. 그들은 그들을 그리워하지도 않습니다. 받은 편지함에있는 22,000 개의 메일이 올해의 메일이 아니라고 가정합니다. 그래서 메일을 매년 별도의 하위 폴더로 옮길 것입니다. 폴더가 너무 많더라도 매월 하위 폴더를 추가하십시오.

이것은 내가 보낸 것을 상관하지 않고 "보낸"폴더를 구성하는 방법입니다. 받은 편지함 메일에 대한 특정 답변을 찾으려면 해당 날짜로 드릴 다운하면됩니다. 수신 메일 만 정리합니다.

전자 메일과 문서에 대한 것은 별도의 미디어에 계층 구조로 배치하는 것이 좋지 않다는 것입니다. 완벽한 세상에서 두 상자를 모두 "상자"에 넣고 레이블과 태그를 지정하고 상자와 상자 내용을 연결합니다. 그 상자에 메모, 전화 메모, 전화 통화, 팩스 등을 넣어야합니다 ...

모든 (또는 적어도 대부분의) 전자 메일을 유지하는 것이 중요한 유효한 사례가 많이 있습니다. 제가 해왔 던 대부분의 작업은 다른 고객과 관련된 모든 전자 메일, 수행 시점, 상태 보고서 등입니다.

그리고 사용자가 3G에 하드 제한이 있다고 말하면 "Google이 7GB를 제공합니다 ..."와 같은 것을 말할 것입니다.

개인, 일화, 경험에서-내가 가진 최고의 설정은 나의 첫 대학이었습니다. 1999 년에 이메일, 개인 파일, 과제 및 개인 웹 페이지를 보관할 네트워크 할당량을 받았습니다. 무엇을 위해 사용 된 비율은 전적으로 각 사용자에게 달려 있습니다.