동료에게 Excel에 비해 데이터베이스 + 응용 프로그램 솔루션의 장점을 보여줄 수있는 방법은 무엇입니까?

저는 모든 곳에서 Excel 스프레드 시트가있는 회사에서 일하고 있습니다. 동료는 프로그래머가 아니므로 데이터를 관리하는 것이 더 좋고, 더 쉽고, 생산적인 방법이있을 것이라고는 생각하지 않았습니다. 당연히 관계형 데이터베이스와 대화 형 프런트 엔드에서 찾을 수있는 기능을 현재 분산 된 스프레드 시트에 배포 된 다양한 워크 플로의 요구에 맞게 활용할 수있는 일종의 응용 프로그램을 옹호합니다.

내가 가진 문제는 그러한 시스템의 장점을 다양한 당사자에게 설명하려고 시도했지만 실제로 처음부터 작성하지는 못하기 때문에 설득력이 없거나 녹색 잔디에 노출시키는 것조차 어렵습니다. 일반적으로 사람들은 Excel을 이해하지만 (고급 사용자가 아니더라도) '데이터베이스'라는 단어가 나타나거나 '코드'에 대해 이야기하기 시작할 때 모두 모호해질 수 있습니다.

스프레드 시트에서 실제 응용 프로그램으로 전환하여 워크 플로가 어떻게 개선되었는지에 대한 증거로 누구나 방법을 제안 할 수 있습니까?

사람들이 데이터를 관리 할 때 가치를 추가 할 수있는 근본적으로 다른 세 가지 방법이 있습니다.

1. 컴퓨팅
2. 보관 및 검색
3. 전달 및 공유.

간단한 산술 수준의 컴퓨팅에서는 Excel을 능가 할 수 없습니다. 숙련 된 프로그래머라도 컴퓨터 프로그램을 작성하고 디버깅하는 데 걸리는 시간보다 훨씬 짧은 시간에 스프레드 시트를 작성할 수 있습니다. 데이터를 테이블로 그룹화하고 조회 기능을 사용하여 쿼리를 통해 얻을 수있는 이점을 얻을 수도 있습니다. 피벗 테이블과 그래프 기능을 사용하면 데이터를 간단하고 쉽게 요약 할 수 있습니다.

파일 / 문서 수준에서의 저장 및 검색을 위해 Excel은 MS Word 또는 MS Access만큼 유용합니다. SQL 쿼리 수준에서 검색하기 위해 MS Access는 Excel보다 훨씬 잘 작동하지만 Access는 산업 수준의 DBMS와 비교 한 적이 있으므로 Access는 심각하게 제한됩니다.

데이터 공유의 경우 Excel은 매우 원시적입니다. 전염에 의해 Excel을 채택한 대부분의 상점은이 시점에서 문제를 일으 킵니다. 귀하의 질문에 따르면 이것이 귀하의 상점에서 해당되는 것입니다.

데이터베이스를 준비 할 수없는 장소에 데이터베이스를 도입하는 데 몇 가지 문제가 있습니다. 하나는 정치적입니다. 스프레드 시트를 기뻐하는 사람들은 시스템 전체의 문제를 인식 할 수 있지만, 자신의 작은 데이터 조각에 대한 제어 기능에 매우 만족합니다. 현재 보유하고있는 분산 솔루션을 중앙 관리 및 제어로 대체하려는 경우 저항을 기대할 수 있습니다. 그 저항 중 일부는 정당화됩니다.

다른 하나는 데이터베이스 비용입니다. 다른 응답에서 이미 언급했듯이 데이터베이스의 단점이 장점보다 클 수 있습니다.

다른 하나는 데이터베이스의 신뢰성입니다. 데이터베이스에 데이터를 넣는 사람들은 대개 자신의 일이거나 웹 사이트에서 주문을하는 것과 같이 스스로 무언가를 얻는 것이기 때문에 그렇게합니다. 그들은 공동체 정신에서 그것을하지 않습니다. 적어도 별로는 아닙니다. 좋은 입력이 없으면 데이터베이스는 결코 신뢰성을 얻지 못합니다.

스프레드 시트가 막 잡히는 사이트에서 현재 작업중 인 솔루션은 MS Access에서 프로토 타입 데이터베이스를 구축하는 것입니다. 이것에 대한 명백한 단점이 있습니다. 사람들은 데이터베이스에 대해 잘못된 것을 배울 수 있습니다. 데이터베이스는 진화의 후기 단계에서 배워야 할 것입니다. 또한 Access의보고 기능이 부족하다고 생각합니다. 동시 사용자를 생각하고 있다면 Access가 그와 관련하여 발전하고 있지만 Access 이외의 것을 생각해야합니다.

Access에 대해 세 가지가 마음에 듭니다. 기본 프로토 타입을 제작하는 것은 간단하고 빠르며 저렴합니다. 특히 데이터 분석 및 테이블 구성을 이미 이해 한 경우 학습 곡선이 거의 없습니다.

둘째, 중앙 집중식 DBMS보다 위협이 적습니다. 사용자에게 테이블보기에서 Access 테이블을 여는 방법이 표시되면 클릭하면 테이블에 대한 두려움이 사라집니다. 그리고 단일 파일이 데이터, 데이터 정의 및 응용 프로그램을 저장한다는 사실은 시스템 측면에서 생각하지 않는 사람들을 위해 일을 단순하게 유지합니다.

셋째, Excel 및 Word와 잘 작동합니다. 테이블이나 쿼리를 Excel 스프레드 시트에 복사하는 것은 버튼을 클릭하는 것만 큼 간단합니다.

이 시점에 도달하기 전에 액세스에 대한 다소 끔찍한 태도를 극복해야했습니다. SQL Server 또는 Oracle이 아닙니다. 그러나 한계를 이해하는 한 사용 용도가 있습니다.

이 모든 것을 말했더라도 전문적인 관리 및 공유 리소스를 사용하여 상점을 많은 작은 Access 데이터베이스에서 단일 대규모 통합 데이터베이스로 이동해야 할 때 여전히 엄청난 작업에 직면하게됩니다.

@WalterMitty의 좋은 답변에 아이디어 / 생각을 추가하고 싶습니다.

그는 실제로 Excel 파일의 목적에 달려 있다는 점에서 맞습니다. 그러나 복잡한 규칙과 데이터가 포함되어 있으면 규칙 엔진의 힘을 활용할 수 있다고 생각합니다. Drools , OpenRules 또는 OpenL Tablets 와 같은 규칙 엔진 을 사용하면 비즈니스 규칙을 저장하기 위해 Excel 파일을 사용하고 (적어도 내가 알고있는 Drools의 경우) 이러한 규칙을 즉시 업데이트 할 수 있습니다.

비즈니스를 생각하는 사람들이 자신의 비즈니스를 통제하고 비즈니스 또는 최소한 IT 부서의 업무 인 데이터와 비즈니스를 적절히 분리하는 데 훌륭한 방법입니다. 비즈니스 사람들은 스토리지, 유지 관리 및 백업 을 어깨에서 떼어 야 한다는 데 동의 할 것 입니다. 실제로 백업 부분으로 약간 두려워해야합니다.

• 그 남자의 하드 드라이브가 갑자기 죽으면 어떻게 될까요?
• 파일이 손상, 삭제, 실수로 재설정되면 어떻게됩니까?
• Excel 2007에서 Excel 2013으로 마이그레이션하면 모든 것이 정상입니까?

이제 그렇게한다면 데이터베이스를 추가하면 데이터베이스 의 건강과 무결성을 유지하는 것이 당신의 일 이라는 사실도 생각해보십시오 . 즉, 데이터 백업을 유지하기위한 방법을 고안하거나 IT 인프라를 준비해야합니다. Oracle 또는 IBM 데이터베이스만큼 정교하지는 않지만 Microsoft Access는 백업을 생성 할 수 있습니다 (자동화 할 수는 없지만).

마지막으로, 그들이 동의한다면, 비즈니스 데이터를 분석하고, 데이터베이스를 구상하고, 마이그레이션 계획을 준비하고, 비즈니스 사람들이 진화 계획을 제출할 수 있도록하는 등 누군가가 필요하다는 것을 잊지 마십시오. 데이터의 양에 따라, 특정 규모의 IT 프로젝트 일 수 있으며, 그에 대한 책임은 대부분 사용자에게 있습니다 . 자신을 버려라! :-)

다른 시스템을 사용하는 것의 장점에 대해 사람들을 설득하려고 할 때는 설득하려고하지 않아야합니다.

나는 그것이 매우 이상하게 들린다는 것을 안다.

그러나 내가 의미하는 것은 이것입니다.

사람들은 현재 시스템을 사용하는 것을 좋아합니다. 그것은 그들을 위해 작동합니다. 사용하기 쉽고 빠르게 변경할 수 있습니다. 사람들이 다른 시스템을 사용하도록 설득하려면 성인처럼 대우하십시오.

엑셀과 데이터베이스 접근 방식의 장단점을 설정하십시오. 각각의 장단기 결과를 설명하십시오. BOTH의 모든 이점을 언급하고 사람들이 여전히 변화하도록 설득 할 수 있다면 충분한 설득력있는 주장을 한 것입니다. 핵심은 그들이 제시 한 사실과 개념을 바탕으로 데이터베이스 접근 방식이 더 나은지 결정하도록하는 것입니다.

우리가 가진 문제는 다른 목적을 가지고 있지만 동일한 접촉을 가진 다른 엑셀 시트의 문제였습니다. 그런 다음 연락처가 주소를 변경했을 때 모든 Excel을 동기화하기가 어려웠으며 Excel 시트 1에서 주소가 변경되었지만 Excel 시트 2가 업데이트되지 않았기 때문에 메일을 계속받습니다.

우리는 중앙 클라이언트 데이터베이스를 사용하여이 문제를 해결했습니다.

IT 리소스가 절망적으로 과도하게 늘어나서 스프레드 시트가있는 조직에서 일했습니다. 가능하다면이를 응용 프로그램으로 옮겼을 것입니다.

조직을 떠난 후 내가 한 일 중 하나는 Excel 스프레드 시트에서 C # / SQL Server 테이블 유지 관리 프로그램을 생성하는 도구를 만드는 것입니다. 테이블 구성 및 필드 레이블링을 위해 열 헤더가 열 이름 인 것으로 가정합니다. 그러나 이것은 조악한 도구입니다. 결국 Excel과 관련이없는 것들에 익숙해졌습니다.

우리가 여러 범주에 부딪힌 문제 :

• 유효성 검사 : 유효성 검사 규칙이 복잡한 경우 사람들은 절차를 머리 속에 두어야합니다. 사람들이 이러한 방식을 이해하는 한 'if'문을 사용하여 스프레드 시트를 디자인 할 수 있습니다.

• 공유 : 다른 사람이 지적한 것처럼, 한 사람이 네트워크 공유 스프레드 시트를 열어 읽기 / 쓰기를 할 수있는 경우 다른 사용자 만 읽을 수 있습니다. 협업 모드에서 스프레드 시트를 열 수있는 시점에는 없었습니다. 그것은 당시 IT 인력이 처리 할 수 ​​없었던 또 다른 일이었습니다.

• 스키마 일관성 : 내가 처한 상황에서 각 상태에 대한 스프레드 시트가있었습니다. 형식은 일반적이지만 상태 데이터 별 상태는 별도의 파일로 이동했습니다. 누군가가 열을 창의적으로 사용하면 모든 사람 이이 사용에 동의해야했지만 항상 보장되지는 않았습니다.

스프레드 시트는 항상 네트워크 공유에 있었고 서버는 매일 밤 백업되었으므로이 중 어느 것도 문제가되지 않았습니다. 그들 중 하나가 소속되지 않은 목적지로 우연히 이메일로 전송 될 가능성도 있었다. 이 경우 실제 피해 가능성은 미미하지만 조직은 '예시 적으로 주도적'이라는 것이 신뢰성에 매우 중요한 조직이었습니다. 그런 종류의 혼란은 당황 스러웠을 것입니다.

누군가 "Excel Guru"가 필요한 Craigslist 광고를 보았습니다. 나는 이것을 직업 사이에있는 친구에게 건네 주었고, 회사는 주 전역의 현장에서 건설 계약 견적 시스템을 운영하고 있음을 발견했습니다. 여기 누군가가 '스타일이 더 잘 작동하도록'시스템을 임의로 조사했습니다. 그 스타일이 무엇이든간에 많은 피해를 입었습니다. 그는 그것을 고치는 데 며칠을 보냈다. 그는 자신의 일을 거의 돌리지 않았고 다른 도시에서 다른 사람을 고치기 위해 그를 다시 불러 들였다. 같은 이야기 : 누군가가 원하는 것을하기 위해 임의로 '고정'했습니다. 이것은 더 나빴다.

이와 같은 복잡한 시스템은 임시 커스터마이제이션의 '범위를 벗어난'상태 여야합니다.