이메일 커뮤니케이션을 개선하는 방법

동료에게 보낸 이메일의 문구

시스템 A에 문제가 있음을 발견했습니다. X에 의한 것이 아니라고 판단했습니다. Y에 의한 것으로 의심됩니다. (Y를 담당하고 있기 때문에) 좀 봐 주시겠습니까?

(이 동료가 자신이 Y를 담당하고 있음을 잘 알고 있기 때문에 괄호 안의 부분은 내 이메일에 포함되지 않았습니다. 그것이 내가 그에게 이메일을 보내는 이유라는 것을 이해해야합니다)

반나절 후에 동료와 만나 "시스템 A의 문제를 아직 보셨습니까?" "아, 네, 시스템 A가 망가 졌다는 이메일을 받았는데 아마도 X에 의한 것으로 생각되었으므로 확인을 기다리고있었습니다."

분명히 내 메시지는 전달되지 않았다. 이것은 내가 보내는 이메일의 결과이며 너무 실망 스럽지만 ... 이메일을 더 명확하게 만드는 방법을 모르겠습니다. 그것들은 항상 간단하고 명확하며 내가 할 수있는 시점까지입니다. 어떤 제안? 아마도 이러한 유형의 커뮤니케이션에는 효과적이지 않은 이메일 매체에 고유 한 것이있을 수 있습니다.

전자 우편 시작 부분에 원하는 내용을 알려주도록 순서를 다시 지정할 수 있습니다.

시스템 A에 문제가 있음을 확인했습니다. 나는 이미 X를 보았고 그것이 원인이 아니라고 결정했습니다. Y가 원인 일 수 있으므로 도움이 필요합니다. 이 문제는 So & So가 작업을 수행하지 못하게하므로 가장 빠른 회의에서 Y를 볼 수 있다면 정말 감사하겠습니다.

감사!

당신은 그런 것을 시도 할 수 있습니다.

또한 제목 줄은 때로는 몸보다 훨씬 중요합니다. 이 이메일의 경우 제목을 다음과 같이 말하겠습니다.

제목 : 시스템 A에 문제가있는 경우 Y를 확인하십시오.

이메일이 아니어야합니다.

추적 시스템으로 이동해야합니다.

• 사례 항목은 결함 보고서입니다.
• 처음에 귀하에게 할당되었으며 첫 번째 응답으로 귀하가 확인했기 때문에 X의 결과가 아님을 알 수 있습니다 (이 결론을 뒷받침하는 추가 정보 포함).
• 그런 다음 Y라고 의심되는 메모와 함께 동료에게 할당됩니다.

이 시점에서 그의 문제는 ...

편집하다:

실제로 이것은 어떤 측면에서 질문에 대한 대답이 좋지 않기 때문에 좋지 않은 답변입니다. 그러나 요점은 유효합니다. 즉, 판매 용어를 인용하기 위해 특정 "call to action", 즉 무언가를하지 않고 이메일을 보내는 것만으로도 유효합니다. 그것은 이제 수신자 문제가 처리해야한다는 것을 분명히합니다.

이메일의 경우- "다음 문제를 살펴볼 수 있습니까?"라는 줄을 따라 무언가로 시작할 수 있지만 메시지 텍스트 위와 위에 작업으로 명시 적으로 플래그를 지정하는 것이 좋습니다.

이 고문을 개인적으로 받아들이지 마십시오. 나는 유죄이기도합니다.

이것이 내가 이메일 사용에 대해 싫어하는 것입니다. 전자 메일 시스템이 호출하는 작업 / 할 일로 보내야합니다. 마감일이 있습니다. 업무를 훌륭하게 요구하는 것이 아니라 주문을 내리는 것보다 더 낫기 때문에 업무를 보내는 것에 대한 회사의 문화적 문제가있을 수 있습니다. 수신자가 요청을 거부하고 (귀하의 경우 플러스 일 것임) 다른 시간을 설정할 수 있기 때문에 그렇지 않습니다.

모임 요청은 일정 항목입니다. 이것은 누군가가 당신이 회의를 가질 수 있는지 물을 때 일정 시간을 제공하지 않고 일정에 액세스 할 수있을 때 위장에서 차는 경우 특히 고통 스럽습니다.

3 ~ 4 개의 문장 이메일을주고받은 후에 전화를 받거나 최소한 채팅을 할 차례입니다. 그것은 또한 텍스트로 아카이브 할 필요가없는 것에 대한 47 단락 설명으로 이어집니다.

보관에 대해 말하기. '내'받은 편지함으로 만 이동하는 고객에 대한 이메일을받는 이유는 무엇입니까? 회사를 떠날 때 누군가가 원할 수 있으며받은 편지함을받지 못할 것입니다. 내가 없어 졌을 때 '내 계정'을 인계받을 수있는 사람에게 전달할 수있었습니다. 이제 전자 메일을 일부 문서 시스템에 복사하거나 다른 모든 사람과 비슷해야하며 50 개의 폴더가 각 클라이언트마다 하나씩 전자 메일을주고받을 수 있습니다. 그리고 내가 가버 렸을 때, 일부 가난한 빨판은 모든 폴더를 통과하고 내 오래된 전자 메일 주소로 보낸 스팸을 계속받습니다.

BigBoss@OurMostImportantClient.com으로부터 이메일을받을 때, 지금 또는 미래에 접근해야하는 사람은 누구나 중앙 위치로 이동해야합니다. 그것이 MyBigBoss에 직접적이라면 그렇지 않을 수도 있습니다. 그러나 중요한 고객 및 비즈니스 파트너 이메일을 라우팅 할 수 있어야합니다.

연락처 관리 기능이 포함 된 Wiki와 SharePoint 및 수직 시장 응용 프로그램은 훌륭하지만 전자 메일을 처리하지는 않습니다. 우리가 제거 할 때까지 누군가이 엉망을 정리해야합니다.

죄송합니다. 귀하의 질문에 대한 답변이 어딘가에 있습니다. 우리의 이메일 시스템처럼.

더 좋은 방법이 있어야하고 지옥이 트위터가 아닌 것이 확실합니다.

• 메시지를 간결하고 간결하게 유지하십시오.
• 단락 스타일의 글보다 글 머리 기호 목록을 선호하십시오.
• 수신자를 파악하십시오 (예 : 프로그래머가 아닌 사람과 대화 할 때는 전문 용어를 피하십시오).
• 이메일을 아껴서 사용하십시오.
  • 당신이 지나치게 의사 소통하면, 사람들이 당신을 튜닝 할 것입니다.

선택한 버그 추적 메커니즘을 통해 특정 예제를 처리하는 것은 다른 사람들이 말했듯이 더 나은 솔루션 일 것입니다. 즉, 전자 메일 통신에 대한 광범위한 질문은 자세히 살펴볼 가치가 있습니다.

• 귀하의 이메일이 귀하가 주장한대로 명확하다는 것을 감안할 때 (여기에서 귀하의 매우 명확하게 표현 된 질문에 근거하여 의심 할 이유가 없습니다)
• 사람들이 이메일 수신 및 수신을 인정한다는 점을 감안할 때
• 그리고 이것은 고립되거나 드문 발생이 아니라는 것을 감안할 때
• 그런 다음 문제가 전자 메일의 명확성인지 의심합니다.

"이러한 유형의 통신에는 효과가없는 전자 메일 매체에 고유 한 것이있을 수 있습니까?" 그러나 나는 당신이 다른 매체에서 성공할 것이라고 의심합니다. 좌절의 원인은 팀과의 관계에 따라 결정될 가능성이 높습니다.

팀의 사람들이 당신을 진지하게 여기지 않는 것처럼 보이며 그것은 매체 또는 커뮤니케이션 스타일의 변화로 해결할 수있는 것보다 더 넓은 문제입니다. 의사 소통을 진지하게 받아들이려면 진지하게 받아 들여지지 않는 이유를 알아 내고 치료해야합니다. 이러한 존중 부족의 핵심이 될 수있는 많은 가능한 요소가 있습니다 (새롭거나 젊거나 문화적으로 다르거 나 입증되지 않았거나 과거에 잘못). 각각 다른 접근 방식을 나타냅니다. 치료에. 그리고 팀마다 성격 유형에 따라 다르게 반응합니다. 자세한 내용을 모른 채 여기에서 앞으로 나아가는 방법에 대한 조언을 주저합니다.

이 영화가 감옥 영화라면 팀에서 가장 큰 남자를 찾아서 뛰어 내리라고 제안합니다. 프로그래머 팀의 존중을 얻는 것이 더 어려울 수 있습니다 (일반적으로 병원에 갈 확률은 낮습니다).