Outlook 전자 메일 남용-전자 메일 에티켓 가이드?

IT에 거의 중점을 두지 않았거나 일반적인 문제를 처리 할 전임 직원이없는 회사의 메일 마이그레이션을 수행하는 데 많은 시간을 보냈습니다. 결과적으로 이메일 사용 및 최상의 프로세스에 관한 정책은 제정되지 않았습니다. 이러한 환경의 최종 사용자는 기술이 아니며 변경에 저항하는 경향이 있습니다.

메일 플랫폼 변경 / 이동 / 업그레이드의 메커니즘을 확실히 이해합니다. 대부분의 경우 회사가 Linux 기반 POP3 또는 IMAP에서 Microsoft Exchange로 전환 할 수 있도록 지원합니다. 이러한 유형의 이동은 다수의 사용자 나쁜 습관을 노출시킵니다.

저의 우려는 제가 과거에 겪었던 이메일 저장 문제 와 관련된 디스크 공간에 관한 것이 아닙니다 . 모든 회사에는 항상 하나가 있습니다. 특정 회사와 일할 때 흔히 보게되는 문제와 남용에 관한 것입니다.

마지막 마이그레이션 중에 나는 다음을 보았습니다.

• CC:모든 전자 메일 을 사용 하는 사용자 (아마도 메시지 스레드를 추적하는 방법으로)?

• 보낸 편지함 폴더 에 300MB 메시지 가 있습니까?!?

• Outlook을 보내는 사람들은 모든 발신 메시지 에서 영수증을 읽습니다 .

• 해당하는 모든 연락처에 대해 하위 폴더를 유지 관리하는 사용자 때때로 수동. 때로는 클라이언트 측 규칙이 매우 깨진 경우가 있습니다.

• 하위 폴더 초과 구성 . (메시지가 하나만있는 일부 폴더).

• 세 이하 하위 폴더 받은 편지함 (이 나쁜 관행 인 경우 잘 모르겠어요,하지만 느낌 잘못).

• 우선 순위 플래그의 무상 사용. 모든 것이 높은 중요성입니다!

• 보낸 편지함 폴더 에있는 4 년 이상의 전자 메일 .

• 받은 편지함 에 25,000 개 이상의 항목이 있습니다 (대부분은 읽지 않음).

• 지운 편지함 폴더 에 15,000 개 이상의 메시지 가 있습니다.

• Drafts 폴더 에 24,000 개의 항목이있는 사용자 ! (잘못된 클라이언트 측 규칙의 결과).

• 자동 아카이브가 제어 범위를 벗어남.

어떻게 이런 일이 발생합니까?

• 이메일이 비교적 새롭고 사용자가 이메일을 잘 활용하는 방법에 대해 교육받지 않았습니까?
• 지운 편지함 폴더가 단순히 하나의 키 파일링 시스템 인 UI 문제 입니까?
• 관리자가 올바른 조치를 취하기 위해 자신의 역할을하지 않습니까?
• 사용자에게 기본 전자 메일에 문제가있는 경우 부재 중 회신에 대한 교육 문제와 그룹 일정 (gulp) 작업 방법을 어떻게 해결할 수 있습니까?

제 질문은 이메일을 관리하는 방법에 대한 표준 지침이 있는지 여부입니다. (팜플렛도?)

사용자 교육 문제는 사람들이 다양한 방법으로 도달 한 워크 플로를 변경하기 때문에 이러한 배포 속도가 느려집니다. 그리고 이것이 조직의 모든 수준 / 역할의 사람들에게 영향을 줄 때 표준이없는 것처럼 보입니다.

이와 같은 상황은 몇 가지 요인의 결과입니다.

• 메일 사용에 대한 공식 교육이 없음
• 휴가 규칙 및 자동 파일러 설정 방법과 같은 일반적인 작업의 민속 지혜 기반 전송
• 아무것도 삭제하지 않아 통증이 없음

요즘 우리는 전체 인력의 대다수가 전체 경력을 이메일로 처리하는 시점에 있지는 않지만 그 자리에 도달하고 있습니다. 그러나 우리는 10 년 넘게이 문제를 해결해 온 사람들에게 50 %를 확실히 넘어 섰습니다.

내가 참여한 마지막 Exchange 환경에는 이러한 모든 문제가있었습니다. 그 중 일부는 부작용이있는 Exchange에 대한 비 Outlook 인터페이스를 주장한 특정 소수 민족 때문이었습니다. 그 중 일부는 똑바로 보일 때까지 무작위로 벗겨진 결과였으며 5 년간 홀로 남았습니다.

이메일 관리는 매우 개인적인 일이며, The Man 에 의해 파일을 제출 하도록 강요당하는 것이 너무 어리석은 팜플렛이 그 방식이 따뜻하게 충족되지 않아야한다고 말했기 때문입니다. 사서함 할당량이 매우 작은 환경에서는 너무 많은 폴더 예와 비슷한 비정상적인 크기의 PST 파일이 생깁니다.

사용자 교육에 시간을 보냈던 곳은 다음과 같습니다.

• 지운 편지함 폴더는 서류 캐비넷이 아닙니다. 실제로 비우십시오! 자동 삭제 프로세스를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
• 부재 중 규칙을 설정할 때 몇 가지 지침이 있습니다.
• "메일 상자가 너무 큽니다"이메일을받을 때 수행 할 수있는 작업입니다.

간단히 말해서, 우리는 통증 부위에 초점을 맞췄습니다. 우리는 사용자가 하루에 하나의 서신을 넣기 위해 하루에 하나의 폴더를 만들 었는지 또는받은 편지함에 모든 폴더를 남겨두고 무언가를 필요로 할 때마다 (gmail 스타일!) 검색하지 않았는지 걱정하지 않았습니다.

• 삭제 된 항목 실제로 마이그레이션 중에 시스템 전체에서 삭제 된 항목을 플러시 할 때 다소 불안한 사용자가있었습니다. 그래서 우리는 쓰레기통을 서류함으로 사용하지 말아야 할 것들을 썼습니다.
• 부재 중 규칙 최고 관리자는 잘못 작성된 OO 규칙을 조정 취소하기위한 헬프 데스크 요청을 처리하는 데 지쳤습니다. 따라서 좋은 규칙을 설정하는 방법에 대한 교육을 받았습니다.
• 우편함이 너무 큼 메일 할당량이 있었기 때문에 메일 할당량이있었습니다. 그래서 우리는 아래에 머무는 방법에 대한 문서를 썼습니다. 시간이지나면서 우리의 빈번한 전단지는 메일 보관 방법을 변경했습니다.

우리가 시행 한 유일한 표준은 다음과 같습니다.

• 우편함을 특정 크기 이하로 유지하십시오 (여기서는 몇 가지 방법이 있습니다)
• OO 메시지에 귀찮게하지 마십시오
• 비서에게도 메일 비밀번호를 알려주지 마십시오. 우리는 그것을 의미합니다. 위임하는 방법은 다음과 같습니다.

나는 집에있는이 편지함의 비유가 "나쁜"전자 메일 사용자를 다루는 것을 좋아합니다.

개봉하지 않은 모든 스팸 메일을 사서함에 남기지 않고 청구서, 동물원의 조카 그림 또는 그 밖의 물건을 저장하지 않습니다. 꺼내서 안전하게 보관하거나 다른 곳에 보관하십시오. 집 사서함처럼 전자 메일 사서함을 처리하십시오.

그러나 사용자 교육과 적절한 교육은 먼 길을 가고 있습니다. 우리는 사유 내에서 편지함 제한을 시행하고 문제를 피하기 위해 Google에 보내기 및 받기 크기 제한을 정렬합니다. 어쨌든, 모든 것을 처리 할 필요없이 모든 것이 "작동해야한다"고 생각하는 사용자가 항상있을 것입니다 (즉, 수년간 축적 된 시점에서 사서함을 청소하십시오).